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Werde High Performer mit einem strukturierten Tagesplan
Zeitmanagement und Organisation gepaart mit einem strukturierten Plan und einfachen Methoden machen auch Sie zu einem High Performer, so dass Sie deutlich mehr an einem Tag schaffen und abends nach Hause gehen und alle wichtigen und dringlichen Themen erledigt haben und dabei noch ausreichend Zeit für bewusste Pausen und Freizeittermine haben!
Mit einem klar strukturierten Plan vom Tag, macht man automatisch mehr draus!
Täglich erfüllt man, wie in Trance, Hunderte an kleinen und großen Aufgaben. Einige fallen uns leicht und andere bereiten uns schon vorher Sorgen. Bei der Erfüllung der vielen einzelnen Aufgaben, gehen wir oft nicht bewusst vor und so liegen am Abend immer noch wichtige Themen auf dem Schreibtisch und warten auf den nächsten Tag. Außerdem lenken E-Mails, unverhoffte Anrufe oder kleine Anfragen, die man schnell zwischendurch bearbeitet oben drein neuen Stress aus und schon ist es passiert – man verliert den roten Faden!
Schon ein wenig Struktur im Tag würde Ihr Leben leichter und entspannter machen. Denn die gute Nachricht – es gibt Gründe, warum viele Manager und Unternehmer erfolgreicher sind und viel mehr schaffen als manch ein Kollege oder Mitbewerber.
Sie besuchen Seminare und strukturieren ihren Tag und ihre Woche. Außerdem wissen sie genau, die verschiedenen Aufgaben nach einer zeitlichen Deadline und nach der Wichtigkeit zu priorisieren. Erfunden und genutzt hat dieses Prinzip schon Eisenhower, der eine Matrix entwickelte und nach den Gesichtspunkten Dringlichkeit und Wichtigkeit alle Aufgaben den einzelnen Feldern zuordnete. So hatte der US-amerikanische General stets eine gute Übersicht über alles, was zu tun ist und konnte die Aufgaben nach ihrer Priorität erledigen oder delegieren.
Bis heute nutzen zahlreiche produktive Menschen diese und andere Methoden, um effizienter zu arbeiten und ihre Aufgaben zu fokussieren.
Warum Top-Manager und viele Unternehmer so erfolgreich sind?
Erfolgreichen Menschen passiert es nicht, unerledigte Aufgaben auf dem Tisch zu haben und sich am Abend darüber zu ärgern, dass sie den Tag nicht effektiv nutzten. Während eines Tages sind Produktivitäts-Asse erheblich effizienter und schaffen es an einem Tag deutlich mehr Projekte voranzubringen und anfallende Aufgaben fristgerecht zu erfüllen. Sie sind strukturiert und vor allem eins, sie sind fokussiert!
Dabei helfen ihnen Methoden des Zeit- und Organisationsmanagement, mit dem sie ihren Tag richtig strukturieren und dafür sorgen, Aufgaben und Zeit so zu planen, dass es realistisch ist, die Aufgaben zu erfüllen und auch genug Zeit für unerwartete Themen und Pausen bleibt.
Ein essenzieller Punkt ist dabei die richtige Strukturierung. Als Anfang bietet sich an, eine Liste mit allen Aufgaben zu erstellen, die täglich, wöchentlich und monatlich anfallen. Außerdem sollte man die Aufgaben so gruppieren, dass man sich regelmäßig wiederholende Aufgaben entsprechend zusammenbringt und solche, die einmalig oder in selteneren Zyklen wieder auftreten.
In einem nächsten Schritt sollte man die Aufgaben entsprechend in einen Tages , Wochen– oder Monatsplan eintragen und von nun an, die Aufgaben genau nach Struktur abarbeiten.
https://www.hustletools.de/produkt/tagesplaner-the-hustle-journal/Doch Vorsicht – bei der Umsetzung gibt es einige Tipps zu beachten, damit die Aufgaben nicht nur dort stehen bleiben, als erledigt abgehakt werden, oder womöglich von Tag zu Tag weitergeschoben werden!
Wer mit einem strukturierten Tagesplan arbeiten möchte, der muss darauf achten, dass dieser auf das reale Leben und die persönlichen Lebensumstände abgestimmt ist. Das heißt, am besten direkt mit Uhrzeiten und Zeit Blöcken zu arbeiten, in denen man auch realistisch die anstehenden Aufgaben erledigen kann.
Dabei sollte auch ihre Freizeit und alle privaten Termine entsprechend berücksichtigt werden, um möglichst lange Motivation am Tun und an der Orientierung an einem Tagesplan zu haben. Denn nur, wenn Sie auch Freizeitaktivitäten wie Sport und Theaterbesuche mit eintragen und ausreichend Pausen in den Tagesplan einbauen, ist gewährleistet, dass dieser Sie effektiv dabei unterstützt, einen guten Durchblick zu haben und zeitlich gut strukturiert zu sein. So vermeiden Sie Überlastung, Stress und schlechte Laune.
So bauen High-Performer ihren Tagesplan: Produktiver & effizienter den ganzen Tag!
Jeder Mensch ist anders und so hat auch jede*r seine eigene Herangehensweise an einen Tagesplan. Zunächst einmal ist es eine Überlegung wert, ob man lieber mit Excel, Outlook oder anderen, speziellen Zeitmanagement-Programmen arbeitet. Wer gerne seine Termine visualisiert und nicht nur digital über Smartphone und PC abrufen mag, der findet ein vielseitiges Angebot an Planern, angefangen von kleinen Notizbüchern für die Handtasche, DIN A5 oder DIN A4 Notizbüchern bis hin zu Schreibtisch-Spiralkalendern und Wandkalendern. Letztere eigenen sich weniger, da Ihr Tagesplan auf jeden Fall genug Platz haben sollte, denn – wenn die Aufgaben schon in den Kalender gequetscht werden, sich zeitlich überlappen oder Extra Haftnotizzettel notwendig werden, um alle Aufgaben zu terminieren, lässt die Motivation schnell nach und der Tagesplan ist wenig effizient.
Am besten eignen sich Kalender als Tagesplan, die entweder auf einer Doppelseite abbilden oder pro Tag eine Seite Platz haben und neben Tag und Datum auch die Uhrzeiten darstellen. Denn so kann man sich wunderbar seinen privaten Freizeitblöcke markieren und diese Zeiten schon einmal aus dem für Aufgaben zur Verfügung stehenden Zeitrahmen streichen. Sind alle Freizeitblöcke bereits notiert, sollten Sie an Pausen denken, denn diese sind elementar wichtig, um genug Ruhephasen zwischen verschiedenen Aufgaben zu haben. Pausen und Pausenrituale dienen der kurzen Erholung und helfen Ihnen dabei, eine Aufgabe gedanklich zu beenden, bevor Sie sich mit freiem Kopf auf eine neue Aufgabe einlassen. Außerdem sollten Sie unbedingt auf ausreichend Pufferzeiten achten. Dies sind bestenfalls Blöcke von zwanzig bis dreißig Minuten, am besten einmal am Vormittag und einmal am Nachmittag, um unerwartete Aufgaben abzuarbeiten.
Um überraschenden Telefonaten, E-Mails und anderen Ablenkungen entgegen zu wirken, ist es ratsam, dass Sie sich angewöhnen, Ihre E-Mails nur noch zweimal am Tag zu checken und zu beantworten. Denn nur das Aufpoppen der Information über den Erhalt einer neuen E-Mail reißen uns aus unserer Konzentration und lenken uns gedanklich bis zu 3 Minuten ab, um wieder den Faden aufzunehmen und weiter arbeiten zu können. Je nachdem, wenn Sie umgehend auf zwischendurch eintreffende Mails antworten, ist der Zeitverlust sogar noch erheblicher.
Strukturieren Sie Ihren Tag also mit den Aufgaben, die dringlich und wichtig sind und planen Sie diese dabei nach einem Motto: Termin vor Wichtigkeit. Denn, wenn Sie die terminlichen Themen abgearbeitet haben, verlässt Sie der Druck, dass Sie noch etwas an dem Tag erledigen müssen und Sie können sich besser auf andere Aufgaben konzentrieren, ohne dauernd abgelenkt zu sein. Wichtig ist jedoch, dass Sie die wichtigen Aufgaben ebenfalls möglichst früh am Tag planen, denn sonst verlieren Sie nur unnötig Zeit mit unwichtigen Aufgaben, was Sie abends bereuen werden.
Hilfreich ist es auch in einem Tagesplan mit Farben zu arbeiten und die verschiedenen Blöcke thematisch zu markieren. So kann der morgendlich E-Mail-Block grün sein, der Block für wichtige Aufgaben rot, private Termine blau, etc. Finden Sie dabei Ihr eigenes Farbsystem, denn das mobilisiert Ihr Gehirn zusätzlich bei der Erfüllung der Aufgaben.
