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Wenige Kompetenzen bestimmen unseren beruflichen Erfolg so sehr wie die Fähigkeit sich selbst zu strukturieren und besonders bei der Wochenplanung erfolgreich zu sein. In diesem Artikel wollen wir herausarbeiten, wie wichtig ein gelungenes Zeitmanagement sowie eine gute Wochenplanung sind. Dabei werden wir beschreiben, wie Ihre Aufgaben für die Woche eingeteilt werden können damit die individuelle Wochenplanung zielführend ist. Mit den gegebenen Tipps können Sie Schritt für Schritt zu einer besseren Wochenplanung finden. Weiterhin wollen wir auf die Psychologie des Menschen eingehen, indem wir beschreiben, wieso wir uns eigentlich so leicht ablenken lassen und was die größten Ablenkungsfaktoren sind. Die Beantwortung dieser Fragestellung ist für eine zielführende Wochenplanung durchaus wichtig, damit wir innerhalb der Woche nicht zu viel Ablenkung erfahren. Selbstredend werden auch Tipps gegeben, wie man Ablenkung bei der Ausführung der Aufgaben in der geplanten Woche am besten umgehen kann.
Setzen Sie in Ihrer Wochenplanung klare Prioritäten und verteilen Sie die wichtigsten Aufgaben
Zunächst einmal sollten Sie sich Klarheit darüber verschafft haben, welche Aufgaben in der kommenden Woche auf Sie warten. Wenn Sie hierzu eine Übersicht haben, die idealerweise schriftlich vorliegt, können Sie sich an die wichtige Aufgabe machen, die Termine nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen. Hier eignet sich beispielsweise ein Punktesystem. Ein Termin bzw. eine Aufgabe mit einem Punkt ist weniger wichtig als ein Termin mit drei Punkten, welche den höchsten Grad an Priorität aufzeigen.
Nun sollten Sie, um eine erfolgreiche Wochenplanung gestalten zu können, nicht alle Termine mit der höchsten Priorität an den Beginn der Woche stellen. Ansonsten werden Sie schnell in Verzug geraten und die Woche wird ihren erhofften Verlauf nicht nehmen können, da besonders wichtige Aufgaben häufig auch viel Zeit für sich in Anspruch nehmen werden.
Bei der erfolgreichen Wochenplanung empfiehlt es sich aus unserer Sicht, besonders wichtige Aufgaben immer mit jenen zu kombinieren, die zwar erfüllt werden müssen, jedoch auf der Prioritätenliste nicht ganz so weit oben stehen. Zum Einen bietet dies den Vorteil, den Fokus etwas herunterzufahren und sich mit Aufgaben zu beschäftigen, die nicht den allerhöchsten Grad an Konzentration erfordern. Weiterhin bleibt in der Wochenplanung somit genügend Puffer, um Aufgaben innerhalb der Woche etwas länger zu bearbeiten und dafür schnellere Aufgaben mit etwas weniger Zeitaufwand zu behandeln. Bei dieser Form der Wochenplanung ist es dann nicht notwendig, die Aufgaben um ganze Tage zu verschieben, sondern lediglich innerhalb eines Tages etwas an den vorgesehenen Zeiten zu schieben.
Bauen Sie immer genügend Puffer in Ihrem Zeitmanagement ein
Grundsätzlich wird es in Ihrer Wochenplanung dazu kommen, dass Aufgaben innerhalb der Woche oder Termine längere Zeit in Anspruch nehmen, als es im Vorfeld von Ihnen vorgesehen war. Deshalb sollten Sie um die wichtigsten Termine in Ihrer Wochenplanung stets einen gewissen Puffer haben, der es Ihnen erlaubt, die Termine sachgerecht vor- und nachbereiten zu können. Dies gelingt einerseits durch das eben beschriebene Legen von etwas sekundäreren Aufgaben um die wichtigsten Termine herum sowie durch den Einbau von bewussten Zeiten, in welchen Luft bleibt und keine festen Aufgaben eingeplant sind.
Aus eigener Erfahrung können Sie sicher bestätigen, dass gerade jene Zeiten meist sehr arbeitsintensiv sind, da alles nachgeholt wird, wozu zwischen den Terminen keine Zeit mehr blieb. Wenn Sie jenen Puffer aber nun bewusst in Ihre Wochenplanung mit einbauen, nimmt das jede Menge Druck bei der Bearbeitung der notwendigen Aufgaben. Sicherlich wird es auch mal eine Woche geben, in welchen die Puffer, die Sie in die Wochenplanung sorgsam mit eingebettet haben, nicht gefüllt werden müssen durch die Vorbereitung oder Nachbearbeitung einer priorisierten Aufgabe. Betrachten Sie dies dann als Erfolg Ihrer Wochenplanung, denn diese Tatsache zeigt auf, dass Ihre Woche so geplant wurde, dass die Zeiten wirklich mit der Realität übereinstimmen und keine bösen Überraschungen mehr auf Sie warten.
Visualisieren Sie Ihre Wochenplanung unbedingt
Ein Schritt auf dem Weg zu einem guten Zeitmanagement bei der erfolgreichen Wochenplanung ist stets die Visualisierung der wichtigen Aufgaben und Termine. Ob Sie sich schlicht und einfach die Termine ganz klassisch per Hand in eine selbstgezeichnete Tabelle schreiben oder eine Excel Vorlage nutzen ist natürlich ganz Ihnen überlassen.
Wichtig ist dabei jedoch ganz sicher, dass Sie sich selbst treu bleiben und auch bei der Visualisierung Ihrer Wochenplanung darauf achten, dass Sie Ihren Stil beibehalten. Am Ende müssen Sie bei Ihrer Vorlage und auch in Wochen mit vielen Terminen und Aufgaben den Überblick behalten. Dabei ist es wichtig, dass Sie Ihre eigene Visualisierung der Wochenplanung auf den ersten Blick überblicken können und sofort ersehen, an welcher Stelle der Woche Sie sich befinden und inwiefern Sie die Wochenplanung bisher tatsächlich Schritt für Schritt umsetzen konnten. Für die Verschriftlichung Ihrer Wochenplanung sollten Sie sich entweder nach der Arbeitswoche am Wochenende oder Freitagnachmittag oder aber vor der Arbeitswoche am Montagmorgen Zeit nehmen. Diese Entscheidung hängt sicherlich sehr von Ihrem Tagesrhythmus ab sowie von der Zeit in welcher die meisten Termine in Ihrer Wochenplanung liegen.
Ein gutes Gefühl bei der Abarbeitung Ihrer Wochenplanung erhalten Sie im Übrigen dann, wenn Sie erledige Termine und Aufgaben abhaken. Das Gefühl, Termine abzuhaken und Sie als bearbeitet ansehen zu können, bestärkt Sie in Ihrem Zeitmanagement und Ihrer Wochenplanung, sodass Sie das bestehende System motiviert weiter verfolgen werden.
Die Zeitfresser im Laufe der Woche
Zeitfresser, die unsere Woche und unsere Wochenplanung erschweren liegen vor allem in der Ablenkung, die uns von der Arbeit abhält und uns mit anderen Dingen beschäftigen lässt. Dazu gehören heute beispielsweise die sozialen Medien und vor allem das Smartphone auf welchem wir uns im Laufe der Woche stets zu häufig von einem Beitrag zum nächsten leiten lassen, ohne dabei unser eigentliches Ziel und unsere ursprüngliche Wochenplanung noch ernsthaft zu verfolgen.
Ein Schritt auf dem Weg zu einem noch besseren Zeitmanagement und einer idealer verfolgten Wochenplanung wäre eine feste Smartphonezeit auch innerhalb der Arbeit. Sicherlich nutzen viele von Ihnen das Smartphone im Laufe der Woche sehr häufig beruflich. Sei es über Nachrichten, Anrufe oder Artikel, die für die Arbeit hilfreich sind, insgesamt ist das Smartphone aus unserer Woche schlicht und einfach nicht mehr wegzudenken. Wenn wir bei der Wochenplanung also das Smartphone komplett außen vor lassen würden, wäre dies kontraproduktiv, da sich jene Zeiten nicht vermeiden lassen. Wenn Sie jene festen Zeiten aber in Ihre Wochenplanung einbetten, ist es zu beachten, dass Sie sich auch sehr strikt daran halten, um am Ende das Gefühl zu erreichen, mit Ihrer Wochenplanung und Ihrem Zeitmanagement erfolgreich zu sein.
Ein weiterer Ablenkungsfaktor, der unser Zeitmanagement und unsere Wochenplanung ins Wanken bringen kann, ist die Arbeit am Detail. Sicherlich hat jeder von Ihnen bereits vom berühmten Pareto Prinzip gehört. Dieses besagt, dass 80% der Arbeit in 20% der Zeit geschafft wird, während wir uns in 80% der Zeit mit Kleinigkeiten und Details aufhalten. Nicht auszudenken ist es, welche Erfolge Sie in Ihrer jeweiligen Branche haben könnten, wenn Sie Ihre Woche so planen, dass Sie sich auf die wesentlichen und gewinnbringenden Punkte konzentrieren. Wir neigen durchaus dazu, von unserer Wochenplanung abzuweichen, weil wir Aufgaben noch nicht so bearbeitet haben, wie es unserer Idealvorstellung entspricht. Am Ende handelt es sich jedoch bei den zu verbessernden Punkten häufig um Kleinigkeiten, die dann unsere gesamte Wochenplanung durcheinanderbringen.
Unser Tipp: Termine und Aufgaben, die in unserer Wochenplanung einen festen Platz einnehmen, wollen sicherlich vor- und nachbereitet werden, keine Frage. Wenn Sie jedoch über eine der bearbeiteten Aufgaben einmal komplett geschaut haben und Ihnen kein signifikanter Fehler auffällt, sondern lediglich Schönheitskorrekturen oder ähnliches, so betrachten Sie diesen Punkt Ihrer Wochenplanung als abgeschlossen und erledigt. Hier kann das Abhaken wieder ein effektiver Schritt sein, um sich zu verinnerlichen, dass die eigene Wochenplanung eine höhere Priorität genießen sollte, als das letzte Detail, welches Ihnen zwar auffällt, dem Großteil der Adressaten jedoch wahrscheinlich nicht.
Ablenkung verbinden durch eingebaute Zeiten der Ablenkung in der Wochenplanung
Sie werden es aller Voraussicht nach nicht schaffen, überhaupt keine Ablenkungsmomente zu haben. Jeder Mensch braucht zwischen nervenzehrenden Terminen und bearbeiteten Aufgaben auch einmal Momente, in denen er sich etwas entspannen kann. Daher empfiehlt es sich, auch für diese Ablenkung, feste Zeiten in Ihrer Wochenplanung einzubauen und jene Wochenplanung trotz der nun gezielt eingebauten und in geringerer Form vorhandenen Ablenkung zu erfüllen.
