3 einfache Tipps, um Deine Aufgaben richtig zu priorisieren

Richtig Priorisieren und effizient Arbeiten

Unbeantwortete E-Mails, anstehende Anrufe, Meetings, die noch nicht abgehakten Punkte auf der To-do-Liste, und da klopft auch schon eine Kollegin an der Tür – nicht selten kommt es vor, dass man sich schon am Morgen den Feierabend herbeisehnt. Und am Ende des Tages hat man wiederum das Gefühl, nichts geschafft zu haben, weil ständig „etwas Dringendes“ dazwischenkam! Womit fängt man nur an? Der Schlüssel zum Erfolg heißt: richtiges Priorisieren. Hier finden Sie Tipps, wie Sie mithilfe von konsequenter Priorisierung leichter durch den Arbeitsalltag kommen.

Die Kunst, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen

Das Wort „Priorisierung“ kommt aus dem Englischen „prioritisation“ und „priority setting“ und bedeutet im Grunde, wichtige Aufgaben von den unwichtigen zu trennen und sie nach ihrer Dringlichkeit zu ordnen. To-do-Listen sind eigentlich eine gute Sache, um sich einen Überblick zu verschaffen.

Aber oft finden sich die Aufgaben nicht nur auf einer Liste wieder, sondern einfach überall: auf gefühlt diversen Notizzetteln, im Kalender, im Notizbuch. Dies führt dazu, dass man sich dabei „verzettelt“ und den Überblick verliert. Wenn Ihnen diese Situation bekannt vorkommt und Sie endlich etwas dagegen tun wollen, dann ist es Zeit, Ordnung in das ganze Listenchaos zu bringen. Sicherlich haben Sie schon die Situation beim Arzt erlebt, dass ein Patient vor Ihnen aufgerufen wird, obwohl er nach Ihnen die Praxis betritt. Hier wird offensichtlich nach dem Prinzip der Priorisierung gearbeitet. Denn: Auch, wenn alle Aufgaben als „wichtig“ empfunden werden, so ist die Dringlichkeit der einen Aufgabe doch größer als die einer anderen. Das zu erkennen erfordert zwar Übung, kann im Arbeitsalltag aber sehr hilfreich sein. 

Tipps zum richtigen Priorisieren:

• Gliedern Sie eine größere Aufgabe oder ein größeres Projekt in mehreren kleinen Aufgaben, sodass Sie die einzelnen Teile nach und nach abarbeiten können, und zwar immer den dringendsten Punkt zuerst.
• Checken Sie nicht ständig Ihre Nachrichten, sondern nur zu bestimmten Zeiten. Indem Sie die automatische Benachrichtigung abstellen, werden Sie nicht von eingehenden Nachrichten abgelenkt. Gehen Sie Ihre E-Mails nur in dem von Ihnen festgelegten Zeitfenster durch und bearbeiten Sie zuerst die wichtigsten. 
• Verbannen Sie Ihr Smartphone aus dem Sichtfeld, so kommen Sie erst gar nicht in Versuchung, kurz darauf schauen zu wollen. Denn aus einem „bloß drauf schauen“ wird oft ein „kurz die eine Nachricht beantworten“. 
• Wenn Sie Ihren Körper gut genug kennen, wissen Sie, wann Ihre Leistungskurve am höchsten ist: Erledigen Sie komplexe Aufgaben, wenn Sie am produktivsten sind. 
• Wenn Sie an einer dringenden und vielleicht sogar komplexen Aufgabe sitzen, so könnte es Sinn machen, auch den Anrufbeantworter einzuschalten oder das Telefon auf das Sekretariat oder einen Kollegen umzuleiten. So werden Sie erst mit weiteren Aufgaben konfrontiert, wenn Sie wieder verfügbar sind. 
• Erstellen Sie für den nächsten Tag eine To-do-Liste, bevor Sie am Ende des Tages das Büro verlassen. Es hat sich erwiesen, dass man sich von wichtigen Dingen besser distanzieren und abschalten kann, wenn man sie schriftlich festgehalten hat. Gleichzeitig schaffen Sie sich einen Überblick für den nächsten Tag, sodass sie am nächsten Morgen entspannter in den Arbeitstag starten können. Nutzen Sie dabei eine der folgenden Methoden, um die Prioritäten der einzelnen Aufgaben zu identifizieren.

3 Methoden zur Priorisierung von To-Do’s

1. Die ABC-Analyse:

Bei dieser Methode geht es darum, die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu klassifizieren. Demnach gehören die wichtigen und wirklich dringenden Aufgaben zu den A-Aufgaben, die wichtigen, aber nicht ganz so dringenden zu den B-Aufgaben und alle anderen, weniger wichtigen und nicht dringenden zu den C-Aufgaben. 

Charakteristisch für diese Methode ist außerdem das Verhältnis von Zeitaufwand und Nutzen: Die A-Aufgaben machen in etwa 15 Prozent der Tätigkeit aus, erzielen aber ein Nutzen von ca. 65 Prozent. Es empfiehlt sich, diese Aufgaben als erstes zu erledigen, weil diese zum wichtigsten Ziel führen. Handelt es sich hierbei um schwierigere und komplexere Aufgaben, dann gehen Sie diese am besten an, wenn sie am leistungsfähigsten sind. 

Die B-Aufgaben machen einen Anteil an Zeitaufwand von 20 Prozent aus und erzielen ein Nutzen von ebenfalls 20 Prozent. Zu diesen Aufgaben zählen vor allem Routineaufgaben und das Alltagsgeschäft. Vielleicht haben Sie die Möglichkeit, diese Aufgaben an einen Mitarbeiter zu delegieren? Wenn nicht, dann versuchen Sie, diese effizient abzuarbeiten.

Die Menge an C-Aufgaben ergeben insgesamt 65 Prozent aller Aufgaben, während ihr Nutzen gerade Mal 15 Prozent beträgt. Das sind solche Aufgaben, die Sie gut delegieren oder sogar von der Liste streichen können, wenn diese lange Zeit liegen geblieben sind und dennoch keine negativen Auswirkungen haben. 

Insgesamt gilt diese Methode als recht einfach anzuwenden, sodass sie sich in der Praxis als ein nützliches Werkzeug zum Zeitmanagement bewährt hat – vorausgesetzt, sie wird konsequent eingesetzt.

2. Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip wurde inspiriert von dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, der seine vielen Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortierte. Diese Methode hilft, die Aufgaben entsprechend zu priorisieren. Denn Dringlichkeit und Wichtigkeit sind zweierlei Faktoren, die nicht verwechselt werden dürfen. Laut Eisenhower seien die dringenden Aufgaben nicht wichtig, und die wichtigen niemals dringend. 

Bei dieser Methode werden zuerst die ganz dringenden und wichtigen Aufgaben identifiziert und schnell erledigt, die unwichtigen werden zunächst nicht berücksichtigt. Im nächsten Schritt werden die weniger dringenden, aber dennoch wichtigen Aufgaben angeschaut und für die Erledigung terminiert und dann zu vorgegebener Zeit abgearbeitet. Aufgaben, die zwar dringend, aber unwichtig sind, können gut an die Mitarbeiter delegiert werden. Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, werden erst später bearbeitet oder vollständig verworfen. 

Daraus ergibt sich eine Matrix mit vier Kategorien: 

• Wichtig und dringend: Sofort selbst erledigen (=A-Aufgaben)
• Wichtig, aber nicht dringend: terminieren und dann selbst erledigen (=B-Aufgaben)
• Nicht wichtig, aber dringend: delegieren (=C-Aufgaben)
• Weder wichtig noch dringend: nicht bearbeiten (=P-Aufgaben; P, da sie in den Papierkorb gehören)

3. Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik besagt, dass wir zwischen den Aufgaben Pausen brauchen, um effektiv am Ball bleiben zu können. Entwickelt wurde diese Technik in den 1980er Jahren von dem Italiener Francesco Cirillo, der zur Umsetzung der Technik eine Küchenuhr in Form einer Tomate nutzte, daher trägt diese Methode den Namen „Pomodoro“. Bei dieser Technik wird in Intervallen gearbeitet, wobei die Umsetzung recht einfach ist: 

1. Erstellen Sie in Kürze eine Aufgabenliste mit Fokus auf die Dringlichkeit der einzelnen Aufgaben, aber verschwenden Sie nicht zu viel Zeit in diesen Schritt. 
2. Stellen Sie nun einen Wecker oder einen Timer auf 25 Minuten und fangen direkt mit der ersten Aufgabe an. 
3. Sobald die Zeit verstrichen ist, haken Sie alle erledigten To-do’s ab und gönnen Sie sich eine kleine Pause von fünf Minuten. Eine Einheit von 25 Minuten konzentrierter Arbeit und fünf Minuten Pause wird „Pomodori“ genannt. 
4. Arbeiten Sie nun weiter und machen Sie nach vier vollendeten Einheiten eine größere Pause von 30 Minuten. 

Die Arbeitsintervalle von 25 Minuten können Sie sinnvoll nutzen, um

• Mehrere kleinere Aufgaben, wie E-Mails checken, am Stück abzuarbeiten,
• eine größere Aufgabe zu erledigen, 
• einen Teil einer großen Aufgabe, die Sie zuvor in mehrere Einheiten unterteilt haben, wegzuschaffen. 

Um besonders effektiv zu arbeiten, empfiehlt die Methode, dass wir uns während der intensiven Arbeitsphase von jeglichen Ablenkungsfaktoren fernhalten. Dadurch diszipliniert die Pomodoro-Technik zum konzentrierten Arbeiten ohne Unterbrechung, gleichzeitig hilft sie uns dabei, ein besseres Zeitgefühl zu entwickeln.